Điều chỉnh mức lương đóng BHXH không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn là trách nhiệm của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi tối ưu, doanh nghiệp cần hiểu rõ các nguyên tắc và thủ tục khi thay đổi mức lương đóng bảo hiểm. Trong bài viết này, iCare sẽ chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện việc điều chỉnh mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN một cách dễ dàng, minh bạch và chính xác

Điều Chỉnh Mức Lương Đóng BHXH, BHYT, BHTN Cho NLĐ – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Lưu ý khi báo Tăng lao động, điều chỉnh mức lương đóng BHXH

Không ghi chức danh chung chung

Lưu ý không ghi chức danh chung chung như Nhân viên, Công nhân, Lái xe… mà phải cụ thể Nhân viên gì (ví dụ: Nhân viên kế toán, Nhân viên kinh doanh…), Công nhân gì (có thể kèm theo bộ phận hoặc công việc như Công nhân kiểm soát chất lượng, Công nhân cắt chỉ, Công nhân bộ phận vệ sinh nhà xưởng…); Lái xe phải theo loại xe như Lái xe con hoặc Lái xe dưới bao nhiêu chỗ, bao nhiêu tấn… để xác định chức danh nặng nhọc, độc hại theo quy định, đây là quyền lợi của người lao động.

Trường hợp chức danh chưa đúng cần điều chỉnh lại bằng hồ sơ 600, chọn phương án CD – chỉ điều chỉnh chức danh, không thay đổi lương.

Ghi nơi làm việc theo nơi phân công của đơn vị

Nơi làm việc phải ghi địa chỉ trụ sở hoặc địa bàn huyện, tỉnh nơi NLĐ làm việc thực tế theo phân công của đơn vị (có thể chỉ cần ghi Xã phường, quận huyện, tỉnh/TP tránh dài dòng trên tờ rời sổ; Nếu không phải là trụ sở thì chỉ cần ghi Quận huyện, tỉnh/TP để xác định Vùng nơi làm việc), TUYỆT ĐỐI KHÔNG ghi Tên đơn vị tại phần địa chỉ nơi làm việc, tránh vừa trùng vừa thiếu thông tin. Đồng thời ghi Mã vùng tương ứng với Nơi làm việc theo Vùng lương tối thiểu quy định tại Nghị định của Chính phủ với từng thời điểm (nay là Nghị định số 74/2024/NĐ-CP ngày 30/6/2024 của Chính phủ tăng lương Tối thiểu vùng từ 01/7/2024). Việc này liên quan đến mức lương tối thiểu vùng và mức Trần BHTN của NLĐ theo vùng làm việc.

Trường hợp nơi làm việc chưa đúng khi điều chỉnh mức lương đóng BHXH

Trường hợp nơi làm việc chưa đúng cần điều chỉnh lại bằng hồ sơ 600, chọn phương án CD – chỉ điều chỉnh nơi làm việc, ghi chức danh đúng, không thay đổi lương.

• TM, TD, TC (tăng mới lao động): điền đầy đủ thông tin HĐLĐ trên mẫu D02-LT và Ghi chú đầy đủ thông tin HĐLĐ đó, thời điểm bắt đầu tham gia BHXH theo quy định (Loại và hiệu lực hợp đồng lao động: từ cột 20 đến 24, 27); Cung cấp hồ sơ nếu có TM truy thu theo hướng dẫn tại BHXH Hà Nội chấn chỉnh Quy trình nghiệp vụ Truy thu BHXH
• ON (Lao động đi làm trở lại sau nghỉ ốm, KL): ghi chú lý do ON sau TS hoặc sau OF hoặc KL; Trường hợp người lao động bị bệnh dài ngày quá 2 tháng mà không đi làm trở lại thì phải làm thủ tục cấp thẻ ốm dài ngày, Tuyệt đối không được báo ON nếu không đi làm lại, không có chấm công đi làm. Cung cấp hồ sơ nếu có ON truy thu hướng dẫn tại BHXH Hà Nội chấn chỉnh Quy trình nghiệp vụ Truy thu BHXH.
• DC (điều chỉnh mức lương, phụ cấp đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN): điều chỉnh mức đóng chung cho từng loại hoặc tất cả BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của lao động đóng full các quỹ, cần Ghi chú rõ căn cứ Điều chỉnh như số QĐ, ngày QĐ, Hiệu lực từ ngày… ;
• DL (điều chỉnh mức lương, phụ cấp đóng BHTNLĐ-BNN): điều chỉnh mức đóng của lao động có HĐLĐ thứ 2 tại đơn vị chỉ tham gia BHTNLĐ-BNN

Lưu ý khi báo Tăng lao động, điều chỉnh lương

Xác định điều kiện NLĐ nghỉ thai sản (TS), nghỉ ốm (OF), nghỉ không lương (KL), nghỉ việc (GH) và ghi chú rõ ràng khi lập D02-LT báo giảm:

Lưu ý cột 25 dễ bị hiểu nhầm (Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH) phải ghi Tháng bắt đầu báo giảm hoặc Để trống nếu giảm tháng hiện tại giống như cột 26, nếu không sẽ bị giảm toàn bộ quá trình.

Điều kiện xác định NLĐ nghỉ TS hoặc nghỉ ốm, nghỉ KL không đóng BHXH trong tháng được tính kể từ ngày Mùng 1 của tháng, trong tháng phải nghỉ từ 14 ngày công (ngày làm việc) trở lên

Báo giảm nghỉ TS, ốm OF, KL, GH

• TS sinh con: NLĐ phải đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản theo quy định, cần Ghi chú rõ Nghỉ sinh con, ngày nghỉ sinh con từ ngày nào theo đơn xin nghỉ TS (sớm không quá 2 tháng trước khi sinh con) hoặc ngày sinh con (theo Giấy chứng sinh, GKS)
•  TS Sảy thai: ghi chú rõ Sảy thai, Tổng số Ngày nghỉ sảy thai theo quy định trong tháng (kể từ mùng 1), ngày nghỉ sảy thai từ ngày nào (từ mùng 1 nếu bắt đầu nghỉ từ tháng trước) đến ngày nào… Sau khi báo sảy thai thì nên báo luôn hoặc ghi nhớ để ON sau TS (sảy thai) để tránh quên sẽ phải thủ tục truy thu 1, 2 tháng theo quy định mới
•  OF, KL (kể từ ngày mùng 1 của tháng): ghi chú rõ Nghỉ không lương … ngày làm việc trong tháng: từ ngày…. đến ngày… ; từ ngày…. đến ngày… ; từ ngày…. đến ngày… ; Nghỉ ốm … ngày làm việc trong tháng: từ ngày…. đến ngày… ; từ ngày…. đến ngày… ; từ ngày…. đến ngày… ; Có cả OF và KL trong tháng thì ghi chú cả 2 nội dung trong đó ghi nội dung ngày KL trước, ngày OF sau; => Cán bộ thu sẽ căn cứ thông tin ghi chú để Nhập thêm thông tin Ngày nghỉ KL để những ngày nghỉ ốm trong tháng báo KL được thanh toán chế độ.

⇒ Lưu ý: trường hợp NLĐ bị ốm do mắc bệnh dài ngày tại Danh mục bệnh dài ngày theo Thông tư số 46/2016/TT-BYT ngày 30/12/2016 thì phải hướng dẫn người lao động chuẩn bị thủ tục để đề nghị Cấp thẻ ốm dài ngày tại Hà Nội và từng tỉnh hướng dẫn cụ thể

• GH, GL (chỉ tham gia BHTNLĐ-BNN): ghi chú rõ số Quyết định chấm dứt HĐLĐ, ngày HĐLĐ, Hiệu lực từ ngày…; Lưu ý: nếu trong tháng GH chưa đủ ngày để báo GH theo QĐ CDHĐLĐ mà có cả KL thì phải ghi cả Nghỉ KL từ ngày nào… để đủ điều kiện báo giảm.
• GH, KL sau TS: phải thực hiện báo ON trước khi KL và ghi chú rõ lý do như hướng dẫn trên
• Đặc biệt lưu ý thời điểm lập hồ sơ báo GH, KL đúng quy định và kịp thời để không bị truy thu BHYT như hướng dẫn tại Công văn 3881/BHXH-ST, Nếu GH chậm (kể cả sau TS,OF thẻ BHYT vẫn đang có giá trị) đều bị truy thu BHYT tháng báo giảm.

iCare – Phần mềm BHXH điện tử toàn diện cho doanh nghiệp

iCare – phần mềm BHXH điện tử, hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong các nghiệp vụ BHXH, giúp mọi quy trình trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. iCare giúp tự động hóa quy trình kê khai và quản lý hồ sơ BHXH, từ việc đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu cho nhân viên đến việc cập nhật và lưu trữ thông tin BHXH một cách chính xác, nhanh chóng. Với tính năng đồng bộ hóa thông tin và bảo mật cao, iCare không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn bảo đảm quyền lợi BHXH cho người lao động. Liên hệ 0916 825 201 để được tư vấn phần mềm BHXH điện tử iCare.