Căn cứ theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật Lao Động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Để triển khai thực hiện theo Điều 4 của Nghị định này, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đề nghị các Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Nhằm tạo thuận lợi cho tổ chức, doanh nghiệp trong việc báo cáo tình hình thay đổi lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam phối hợp Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội tích hợp, cung cấp thủ tục liên thông đăng ký đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và Báo cáo tình hình thay đổi lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia từ ngày 08/10/2020 thay thế cho việc nộp hồ sơ giấy định kỳ như trước đây.

Để thực hiện quy trình Liên thông đăng ký đóng BHXH và Báo cáo tình hình sử dụng lao động, đơn vị thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/ trên trình duyệt web và chọn “Đăng ký” để được cấp tài khoản lần đầu. Trường hợp đơn vị đã có tài khoản thì chọn “ Đăng nhập”.

Trường hợp đơn vị chưa có tài khoản đăng nhập cổng Dịch vụ công quốc gia thì xem hướng dẫn đăng ký tại: HD Đăng ký tài khoản cổng DVC Quốc gia

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công tài khoản trên cổng Dịch vụ công quốc gia thì đơn vị tiến hành “ Đăng nhập” để Liên thông báo cáo tình hình sử dụng lao động trên cổng này.

Đăng nhập thì đơn vị lựa chọn “Tài khoản cấp bởi cổng Dịch vụ công quốc gia”

Sau đó chọn đăng nhập bằng “USB ký số” và sau đó ấn “ Đăng nhập”.

Đơn vị chọn đúng Chứng thư số còn hạn của đơn vị mình >> ấn OK và nhập mã PIN chữ ký số.

Bước 3: Tại giao diện “Trang chủ”, người dùng chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”. Hoặc tại menu “Thông tin và dịch vụ” chọn “ Dịch vụ công trực tuyến” .

Bước 4: Chọn các tiêu thức tìm kiếm nhằm tìm thủ tục nhanh hơn bằng cách:

1. Nhập Từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”

2. Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”

3. Bấm “Tìm kiếm” để chọn được danh sách kết quả.

Bước 5: Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bấm vào nút “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.

Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động được nộp về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 7: Bấm vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ của đơn vị.

Với các đơn vị đang sử dụng dịch vụ kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của các nhà cung cấp IVAN, đơn vị đã hoàn tất quy trình đăng ký áp dụng liên thông thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ tự động. Đơn vị “Thoát” để quay lại Trang chủ Dịch vụ công Quốc gia.

Trường hợp đơn vị ấn “Tiếp tục” hệ thống sẽ cảnh báo đơn vị Đang dùng của nhà cung cấp Phần mềm BHXH điện tử nào thì sẽ tiếp tục sử dụng phần mềm BHXH điện tử lập Báo cáo tăng giảm lao động tham gia BHXH (mẫu D02-LT).

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), Cổng Dich vụ công Quốc gia sẽ tự động lấy dữ liệu về lao động của đơn vị từ cơ sở dữ liệu của ngành BHXH gửi đến cơ quan Lao động nơi nhận báo cáo đã được lựa chọn.

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện định kỳ 02 lần/năm trong thời hạn quy định. Nếu không thực hiện đúng quy định về báo cáo tình hình thay đổi lao động, phía doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Cụ thể, điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định12/2022/NĐ-CP quy định:

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
   c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

Kết hợp với quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022, người sử dụng lao động là cá nhân không thực hiện cáo cáo tình hình thay đổi về lao động theo đúng thời hạn quy định sẽ bị phạt từ 05 – 10 triệu đồng.

Trong đó, người sử dụng lao động là tổ chức chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động sẽ bị phạt gấp đôi với mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng.

Liên hệ ngay với iCare Việt Nam để được hỗ trợ Đăng ký và Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ để tránh phát sinh những khoản phạt không mong muốn. 

Trên đây là những chia sẻ của iCare Việt Nam về hướng dẫn Liên thông nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất năm 2022. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho đơn vị. Mời bạn tham gia nhóm zalo hỗ trợ nghiệp vụ BHXH: https://zalo.me/g/xidmfr096 hoặc quét mã QR bên dưới để được giải đáp những thắc mắc về BHXH nhé.