Mã đơn vị là căn cứ để mỗi cơ quan BHXH quản lý mỗi doanh nghiệp tham gia BHXH. Mỗi doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH cấp 1 mã riêng để giao dịch với BHXH. Vậy trình tự, thủ tục để cấp mã đơn vị và thủ tục tham gia BHXH lần đầu đối với doanh nghiệp thế nào để nhanh gọn và thuận tiện nhất. iCare Việt Nam sẽ chia sẻ về thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần cho doanh nghiệp trong bài viết dưới dây.

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Người lao động là thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:
– Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
– Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (thực hiện từ ngày 01/01/2018);
– Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

2. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

2.1 Thành phần hồ sơ.

– Đối với đơn vị :
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS theo QĐ 505/QĐ-BHXH).
Tải Mẫu TK3-TS và hướng dẫn Kê khai tại Đây
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT theo QĐ số 1040/QĐ-BHXH).
Tải Mẫu D02-LT và hướng dẫn kê khai tại Đây
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS theo QĐ 505/QĐ-BHXH).
Tải Mẫu D01-TS và hướng dẫn kê khai tại Đây
– Người lao động :
+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT(Mẫu TK1-TS theo QĐ số 505/QĐ-BHXH).
Tải Mẫu TK1-TS và hướng dẫn kê khai tại Đây
+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có).

2.2 Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Các bước thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu.

3.1 Làm hồ sơ cấp mã đơn vị.

– Cách nộp hồ sơ: Đơn vị có thể nộp hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ điện tử qua các nhà cung cấp iVAN trong đó có iCare Việt Nam sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn cho doanh nghiệp.
– Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.
Lưu ý: Hiện tại thì ở Hà Nội, các doanh nghiệp sẽ được kê khai hồ sơ cấp mã đơn vị theo hình thức điện tử. Còn các tỉnh/thành phố khác thì sẽ chuẩn bị hồ sơ cấp mã đơn vị bản cứng gửi cho cơ quan BHXH. Hồ sơ gồm có tờ khai TK3-TS  ( Tải tại Đây ) và bản sao ĐKKD của đơn vị.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.

3.2 Báo tăng lao động.

Sau khi được cấp mã đơn vị tham gia BHXH thì đơn vị sẽ thực hiện báo tăng NLĐ tham gia BHXH tại doanh nghiệp. Nếu đơn vị đăng ký giao dịch điện tử qua iCare Việt Nam thì đơn vị sẽ tiến hành đăng nhập trên web https://kekhai.tokhaibaohiem.vn/dang-nhap để kê khai hồ sơ báo tăng trực tiếp trên trang web của iCare Việt Nam.
Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày.

Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đối với thủ tục đăng ký BHXH lần đầu thì có thể kết hợp hồ sơ cấp mã đơn vị và báo tăng lao động khi nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Lưu ý: phải đính kèm thêm CCCD photo của người lao động tham gia BHXH.

4. Một số lưu ý khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu của DN.

– Theo quy định tại điều 99 Luật BHXH năm 2014, trong thời gian 30 ngày kể từ thời điểm NLĐ và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, NSDLĐ cần chuyển hồ sơ báo tăng NLĐ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
– Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.
– Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ cho NLĐ.

Trên đây là hướng dẫn hồ sơ và thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho những doanh nghiệp lần đầu tham gia BHXH. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp đỡ được cho các doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và tiện lợi. Nếu có vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 56 15 12 để được tư vấn.

iCare Việt Nam