Báo cáo tình hình sử dụng lao động là tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp cần nộp định kỳ để tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo quản lý lao động hiệu quả. Năm 2024, với nhiều thay đổi trong chính sách lao động, việc chuẩn bị và hoàn thiện mẫu báo cáo chính xác, đúng hạn là yếu tố quan trọng để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, iCare sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo theo mẫu mới nhất, giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm – Hướng dẫn chi tiết

Cách Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật Lao Động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Để triển khai thực hiện theo Điều 4 của Nghị định này, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đề nghị các Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện nội dung báo cáo.


Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc báo cáo thay đổi lao động, từ ngày 08/10/2020, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội triển khai thủ tục liên thông trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Quy trình này cho phép thực hiện đồng thời đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình thay đổi lao động, thay thế hoàn toàn phương thức nộp hồ sơ giấy trước đây, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.

Có 2 hình thức Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Cách 1: Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đơn vị thực hiện “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng LĐ” tại Cổng thông tin điện tử: https://dichvucong.gov.vn/ 

Cách 2: Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Đơn vị gửi báo cáo về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo hình thức trực tuyến, bằng cách:

  • Hoặc quét mã QR code để truy cập đường link

Báo cáo gửi trực tuyến bao gồm các thông tin chung, bản chụp báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xls, *.xlsx) để thuận tiện trong công việc theo dõi và tổng hợp.

Hướng dẫn Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2024

Trong bài viết này. iCare sẽ hướng dẫn doanh nghiệp Cách nộp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Để thực hiện quy trình Liên thông đăng ký đóng BHXH và Báo cáo tình hình sử dụng LĐ, đơn vị thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/ trên trình duyệt web và chọn “Đăng ký” để được cấp tài khoản lần đầu. Trường hợp đơn vị đã có tài khoản thì chọn “ Đăng nhập”.

Trường hợp đơn vị chưa có tài khoản đăng nhập cổng Dịch vụ công quốc gia thì xem hướng dẫn đăng ký tại: HD Đăng ký tài khoản cổng DVC Quốc gia

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công tài khoản trên cổng Dịch vụ công quốc gia thì đơn vị tiến hành “ Đăng nhập” để Liên thông báo cáo tình hình sử dụng lao động trên cổng này.

Đăng nhập thì đơn vị lựa chọn “Tài khoản cấp bởi cổng Dịch vụ công quốc gia”

Sau đó chọn đăng nhập bằng “USB ký số” và sau đó ấn “ Đăng nhập”.

Đơn vị chọn đúng Chứng thư số còn hạn của đơn vị mình >> ấn OK và nhập mã PIN chữ ký số.

“ Đăng nhập” để Liên thông báo cáo

“ Đăng nhập” để Liên thông báo cáo

Bước 3: Tại giao diện “Trang chủ”, người dùng chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”. Hoặc tại menu “Thông tin và dịch vụ” chọn “ Dịch vụ công trực tuyến” .

Bước 4: Chọn các tiêu thức tìm kiếm nhằm tìm thủ tục nhanh hơn bằng cách:

  1. Nhập Từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”
  2. Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”
  3. Bấm “Tìm kiếm” để chọn được danh sách kết quả.

Bước 5: Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bấm vào nút “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.

Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.

Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.

Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Báo cáo được nộp về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 7: Bấm vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ của đơn vị.

Với các đơn vị đang sử dụng dịch vụ kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của các nhà cung cấp IVAN, đơn vị đã hoàn tất quy trình đăng ký áp dụng liên thông thủ tục báo cáo định kỳ tự động. Đơn vị “Thoát” để quay lại Trang chủ Dịch vụ công Quốc gia.

Trường hợp đơn vị ấn “Tiếp tục” hệ thống sẽ cảnh báo đơn vị Đang dùng của nhà cung cấp Phần mềm BHXH điện tử nào thì sẽ tiếp tục sử dụng phần mềm BHXH điện tử lập Báo cáo tăng giảm lao động tham gia BHXH (mẫu D02-LT).

Không nộp Báo cáo Tình hình sử dụng lao động có sao không?

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động lấy dữ liệu về lao động của đơn vị từ cơ sở dữ liệu của ngành BHXH gửi đến cơ quan Lao động nơi nhận báo cáo đã được lựa chọn.

Việc báo cáo tình hình sử dụng LĐ là một thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện định kỳ 02 lần/năm trong thời hạn quy định. Nếu không thực hiện đúng quy định về báo cáo tình hình thay đổi lao động, phía doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Cụ thể, điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định: Phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

Kết hợp với quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022, người sử dụng lao động là cá nhân không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo đúng thời hạn quy định sẽ bị phạt từ 05 – 10 triệu đồng.

Trong đó, người sử dụng lao động là tổ chức chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động sẽ bị phạt gấp đôi với mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng.

Phần mềm BHXH điện tử toàn diện cho doanh nghiệp

iCare phần mềm BHXH điện tử, hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong các nghiệp vụ BHXH, giúp mọi quy trình trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. iCare giúp tự động hóa quy trình kê khai và quản lý hồ sơ BHXH, từ việc đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu cho nhân viên đến việc cập nhật và lưu trữ thông tin BHXH một cách chính xác, nhanh chóng. Với tính năng đồng bộ hóa thông tin và bảo mật cao, iCare không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn bảo đảm quyền lợi BHXH cho người lao động. Liên hệ 0916 825 201 để được tư vấn phần mềm BHXH điện tử iCare. 

Liên hệ ngay với iCare Việt Nam để được hỗ trợ Đăng ký và Nộp báo cáo tình hình sử dụng LĐ HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ để tránh phát sinh những khoản phạt không mong muốn. 

Trên đây là những chia sẻ của iCare Việt Nam về hướng dẫn Liên thông nộp báo cáo tình hình sử dụng LĐ mới nhất năm 2024. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho đơn vị. 

Đánh giá bài viết