Từ ngày 01/07/2022 tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dưới hình thức điện tử thay vì sử dụng bằng hình thức tự in hoặc giấy như trước đó. Việc sử dụng chứng từ điện tử thay cho chứng từ giấy giúp cho việc quản lý, lưu trữ dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tìm hiểu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trong bài viết dưới đây.

Một số văn bản hướng dẫn của các Cục Thuế về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) xem tại: https://tokhaibaohiem.vn/2022/07/01/cuc-thue-huong-dan-ve-su-dung-chung-tu-khau-tru-thue-thu-nhap-ca-nhan/

1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo NĐ 123/2020/NĐ-CP

Theo điều 31 NĐ 123/2020/NĐ-CP quy định:

Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN , thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN , tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Các nội dung bắt buộc phải có trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung trên chứng từ thuế TNCN điện tử sẽ phải có các nội dung sau:

“Điều 32. Nội dung chứng từ

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

3. Thời điểm sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Theo hướng dẫn của các cục thuế như: Cục Thuế Hà Nội, Cục thuế Hồ Chí Minh, Cục Thuế Hải Phòng, Cục Thuế Bình Định,… như sau: Từ ngày 01/07/2022 tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải dừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp, chuyển sang sử dụng hình thức chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử quy định tại NĐ số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

NNT có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử mà không bắt buộc phải thông qua đơn vị cung cấp giải pháp, đảm bảo các nội dung bắt buộc được quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp NNT lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì chủ động liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được công bố danh sách trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế để thống nhất mẫu chứng từ điện tử theo đúng định dạng và đảm bảo nội dung bắt buộc quy định tại khoản 1, Điều 32, NĐ 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ để đảm bảo triển khai sử dụng từ 01/07/2022.

NNT liên hệ với iCare Việt Nam để được tư vấn và hướng dẫn về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

4. Hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy.

Đối với các số chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy được cấp phát tại cơ quan thuế còn tồn chưa sử dụng thì phải ngừng sử dụng trên phần mềm chứng từ tự in và thực hiện báo cáo tình hình chứng từ đã sử dụng quý II/2022 đến cơ quan thuế đúng thời gian quy định ( Hạn cuối nộp báo cáo là 30/07/2022)

Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng còn tồn doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) gửi đến CQT quản lý trực tiếp theo quy định.

5. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo NĐ số 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là những phân tích và chia sẻ của iCare Việt Nam về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo NĐ số 123/2020/NĐ-CP được sử dụng từ 01/07/2022. Để đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, bạn đọc vui lòng liên hệ với iCare Việt Nam để được tư vấn và hướng dẫn.

iCare Việt Nam